Si tu fais une seule affaire dans ton QG aujourd'hui, fais celle-là. Une facture rentrée au complet, c'est le test le plus honnête du système : ça touche tes contacts, tes sociétés, tes montants pis tes dates. Dix minutes, pis tu sais si le QG marche pour toi.
Les six étapes
Prérequis
- Un QG créé (gratuit, aucune carte demandée).
- Le nom de ton client, pis son courriel si tu l'as sous la main.
- Ce que tu factures, en une ligne par item, avec la quantité pis le prix.
Ouvre Factures
Dans le rail à gauche du QG, clique Factures. Le raccourci ⌘K (Ctrl+K sur Windows) fait la même affaire au clavier : tape « factures », pis Entrée.
Clique Nouvelle facture
Le bouton est en haut de la page. Une fenêtre s'ouvre, pis c'est là que tout se passe : tu ne quittes jamais la liste.
Choisis la société pis le contact
Les deux champs cherchent à mesure que tu tapes. Si ton client n'existe pas encore, crée-le d'abord dans Contacts : une facture attachée à personne est une facture que tu ne retrouveras pas.
Mets tes dates pis ta taxe
Date d'émission, date d'échéance, pis Taux de taxe (%). L'échéance, c'est elle qui décide plus tard si la facture passe En retard toute seule.
Ajoute tes lignes
Une ligne par service ou par produit : description, quantité, prix. Le total se recalcule pendant que tu tapes, tu n'as rien à additionner.
Clique Enregistrer
Ta facture existe, en Brouillon. Elle est à toi, dans ta liste, pis rien n'est parti nulle part.
Note
Brouillon, c'est un vrai état, pas une erreur. Tu peux rentrer dix factures d'affilée pis les finir plus tard. Tant qu'une facture est en Brouillon, elle n'a pas de numéro : le numéro se donne quand elle devient officielle.
Ce qui arrive après
Une facture porte un statut, pis c'est ce statut-là que ton cockpit lit pour te dire où est ton argent.
- Brouillon : tu l'écris encore. Personne d'autre que toi ne la voit.
- Envoyée : elle est partie chez le client, le compte à rebours de l'échéance roule.
- En retard : l'échéance est passée pis rien n'est rentré. Le QG le calcule tout seul, tu n'as pas à cocher quoi que ce soit.
- Payée : l'argent est rentré, la facture sort de tes comptes à recevoir.
- Annulée : elle ne compte plus nulle part, mais elle reste dans ton historique.
À savoir
Le QG ne prend pas de paiement à ta place pis n'envoie rien dans le dos. Tout ce qui sort passe devant toi avant. Si un outil te promet le contraire, demande-lui comment tu reprends la main.